文 書 組

文書處理要點

一、公文到達時，由總務處文書組按公文處理規定登記後，分別移送各主管處室辦理。

二、各處室收到文件應依照左列程序處理後，交由文書組辦理之：

        １．將來文案由號數登載業務手簿。

        ２．擬辦（簽註意見或擬訂處理方法）。

        ３．會辦。

        ４．陳核。

        ５．擬稿。

        ６．陳判。

三、文書組依照判行文稿繕校、用印、封發。

四、公文封發後，文書組應將全案按類別編號，歸檔保管之。

五、本校公文案卷由文書組統一保管，各處室不得保存公文，以免散失。

六、各處室如需調閱檔卷，須先填具調案申請單，向文書組檢調閱畢，即送還歸檔。

七、本要點經總務會議通過並 陳奉校長核准後公布施行。修正時亦同。

檔案清理暨銷毀作業要點　

一、 本校為避免檔案擁塞，凡逾限失效之檔案，除中央法規有特別規定外，均依照本要點之

         規定訂定進度，按期清理銷毀。

二、 本要點係依照行政院頒布之檔案管理有關法規擬訂，並按檔案清理、檔案銷毀兩項

         分別規定之。

三、 第一項檔案清理。

　     (一) 檔案存廢標準：

　　         １．有關學籍表報，學校沿革紀錄、印信鈐模、發給證書原案列為永久保存。

　　         ２．人事任免核薪、考績、獎懲、考試及法規制定條件，列為永久保存。

　　         ３．會計、統計、調查之案卷依私立學校會計制度之一致規定辦理。

　　         ４．各種契約，帳據憑摺，接收交待冊籍，財產增減或租借產權紋變更，

                        以及重大工程興建修繕等列為永久保存。

　　         ５．各處室之普通文卷、無保存備查及參考價值之案件，定期召集有關人員，

                         分別逐件審擬處理。

　　         ６．左列情形之案件辦後即可銷毀：

　　　            (１) 通令、通案、僅函復收到日期，或僅示照辦而未表明具體辦法之案件。

　　　            (２) 指令照辦或催報照辦之案件。

　　　            (３) 彼此致贈刊物僅表致謝之案件。

　　　            (４) 一般稅單證照之存根案，己完結與現時亳無關係之案件。

                        (５) 關於統計會計暨無表冊而又未敘重要事由或數字之案件。

　　　            (６) 凡經抄登公報之原文及原件，並無重複保管之必要案件。

　　　            (７) 賀電、弔電、致敬電文或其他普通交際函電無保存價值。

　　　            (８) 其他無參考價值之案件。

　     (二) 檔案保存暨存廢銷毀期限悉依省立各級學校檔案分類基準表辦理。

四、第二項檔案銷毀：

　　經核定銷毀之案件，由承辦單位填具擬毀公文檔案銷毀清冊，送文書組審閱及校長

       核准後，再行會同總務主任銷毀之。

五、檔案之清理每年一次，其定期進度如左：

　    (一) 檔案清理：各單位會同文書組作初步審查，每年七月二十五日至七月三十一日止。

　    (二) 重加覆核：每年八月一日至八月五日止。

　    (三) 最後決定：重加覆核後一週內。

　    (四) 填具銷毀清冊：每年八月二十日前完成。

　    (五) 銷毀規定八月二十五日前執行。

　    (六) 舊案之修補、編號、裝訂、造具案由簿、整理、收藏，每年八月三十一日前完成。

六、本要點經校長核准後實施，如有未盡事宜，得隨時修正補充之。