出 納 組

出納管理作業規則

一、為建立出納管理制度，依公開、透明作業程序，提昇出納管理效能及服務品質，加速公款支付，確保公款之

       安全，特訂定本規定。

二、本規定所稱出納管理，係指依法管理現金、票據、有價證券、保管品等之收付、移轉、存管及帳表之登記、

       編製等事項。管理上項出納事務之單位為出納管理單位；出納管理人員係指實際經管現金、票據、有價證

       券、保管品等之收付、移轉存管及帳表登記、編製之人員。主辦出納係指綜理、督導、指揮出納管理業務，

       不實際經管前項出納管理人員辦理事項之人員。

三、出納管理人員每六年至少職務或工作輪換一次，並貫徹休假代理制度。

四、出納管理單位對收支款項，收入部分，以委託金融機構代收為原則，支出部分，除零用金外，以直接匯撥或

       簽發支票為原則。

五、出納管理單位應根據會計憑證，辦理關於現金、票據、有價證券、保管品等之收付、移轉、登記及財產契據

       之存管等事項。

六、出納管理單位應參酌實際情形，依財政部國庫署（各級地方政府為財政主管機關）核定之額定零用金限額

       內，簽奉校長或其授權人核准後，提取定額現金備作零星事項之支用。

七、出納管理單位保管之現金、票據、有價證券、保管品、契據等不得挪用或作借支。

八、出納管理單位收納各種收入，除法令另有規定者外，應一律使用收納款項收據，並設置收納款項收據紀錄

       卡，及時通知會計單位編製會計憑證入帳。

    前項收納款項收據，除經手人簽章外，並應由主辦出納、主辦會計及校長簽章。 

九、符合額定零用金動支事項及款額之支出，由出納管理單位根據核准文件憑證在額定零用金內支付之。

十、出納管理單位接到應（待）付款單據後，應恪遵公款支付時限及處理應行注意事項規定之時限辦理，不得稽

       延。

十一、出納管理單位除依法得自行保管之經費款項外，收納之各種款項、票據、有價證券、保管品等，應依規定

          於當日或次日解繳公庫，最長不得逾五日。但法令另有規定者不在此限。

          前項自行保管及收納之各種款項、票據、有價證券、保管品等，在經收及依法保管期間，遇有損失時，應

         依審計法第五十八條及第七十二條規定辦理。

十二、專戶存管款項存款之支票，應由董事長、校長、主辦會計暨主辦出納簽章，上述人員均得授權代簽人簽

           章。

十三、為確保出納管理單位經管之現金、票據、有價證券、保管品等之安全，應於出納管理單位之辦公處所設置

           閉路電視監視系統，每一攝影機及錄影機，應將出納管理單位房間之進出口及走廊全部涵蓋於監視之範圍

           內。但事實無法裝設者，在能確保其安全下，得不設置前述之監視系統。

十四、出納管理單位如與其他單位同在一辦公室工作，其位置應設在辦公室最內角為原則。

十五、出納管理單位之保險櫃，應放置於乾燥處所，並儘量靠近出納管理人員。

十六、出納管理單位對於有關單據，應妥慎管理。

十七、出納管理單位之保險櫃門鍵應牢固、櫃壁應堅實、密碼盤應採複算者。

十八、業務無關人員不得逗留出納作業處所或翻閱各種公文、帳簿。

十九、出納管理人員在工作時間，應儘量避免會客。 

二十、保險櫃應不定期變更密碼，關閉時，應隨時注意迴轉密碼，關閉上鎖鑰匙應隨身攜帶。

二十一、當日收付應於當日結算。

二十二、出納管理人員解領款項，應親自辦理，並視需要加派人員協助。

二十三、出納管理單位保險櫃內不得代為保管私人財物。

二十四、出納管理單位得採櫃檯化方式辦理收付，並力求程序簡化。

二十五、出納管理單位日常收納事項較多者，得依規定洽請代理公庫銀行派員在本校駐收。

二十六、收入款項可由繳款人直接向公庫或金融機構繳納者，應不由出納管理單位收取為原則。

二十七、收款作業：

（一）出納管理人員收到會計單位開具之收入傳票或收款通知單，應即通知繳款人繳納。收受時，出納

           管理人員對收入款項，務須當面清點，並及時登記備查簿，並將收據移送會計單位登帳。

（二）出納管理人員對依法令規定應收納之款項，得先行收納開立收據，於當日或翌日上午前送會計單位補

            開收入傳票入帳。

（三）收入現金、票據、有價證券、保管品等，須當面清點。

（四）收入票據，應審閱發票人或銀行名稱、地點、種類、抬頭、金額、日期、背書等是否與規定相符。

（五）收入之現金、票據、有價證券、保管品等，依照規定應送銀行或國（公）庫者，隨時填具送金單（簿）或

           繳款書，如數解繳。

（六）委託銀行代收票據，應先登入備忘簿，俟銀行通知後，再行列收。如有延誤，應即洽詢。

（七）款項收妥後，即在傳票或繳款單上加蓋收訖日期戳記及經收人私章。

（八）每日結算終了仍有收入款項等，應記入現金暫記簿，次日再補行正式登帳。

（九）出納管理人員對收入款項，應隨時按順序登帳。

二十八、經收現金、票據、有價證券、保管品等，如發現偽造或變造時，應即依法究辦，如未查究，其損失應由

              經收人員賠償。

二十九、收納各種收入，除法令另有規定外，應一律使用收納款項收據，按編號順序領用，另設收納款項收據紀

               錄卡，並依照各聯別規定分別辦理。如因填寫錯誤，應即辦理銷號手續。巳使用之收據及收款書存根

               聯，應依類別加裝封面，按號次裝訂成冊妥慎保留，以備抽查。

三十、可直接以票據、匯撥或劃撥方式支付債權人者，應不由出納管理單位支付為原則。

三十一、收到會計單位編製之付款憑單，應即辦理支付。其屬於受款人自領方式附有「領取支票憑證」者，應

               即通知受款人前來領取。

三十二、收到會計單位編製之支出傳票，其屬於在專戶存管款項支付者，應即簽發「公庫專戶存款支票」，通知

               受款人前來領取。

三十三、辦理付款時，應檢核所附憑證，是否與支出傳票及印鑑相符。如付款時，需取具收據或發票者，應注意

               合於支出憑證證明規則之規定。

三十四、領款人出具之收據、統一發票或收款證明，應於支付後，附於支出傳票之後，並於傳票附件欄註明張

                數。

三十五、經辦支付事項，須按申請先後辦理。必要時得使用支付號碼憑證，循序辦理手續。 

三十六、支付現款時，應詢明申請者之現金數目，並收回支付號碼憑證或其他領款憑證。

三十七、支付現金之數額，應請收款人當面點清。

三十八、在專戶存管款項內支付之款項，應一律簽發抬頭支票，並劃線，十萬元以上者並應註明禁止背書轉讓。

三十九、簽發支票除應根據合法之會計憑證外，並應注意下列各點：

（一）簽發支票時，應注意存款餘額。

（二）金額數字應用中文大寫，數字末尾應加一「整」字。

（三）支票金額須同時填寫阿拉伯數字者，應一併填寫。

（四）支票上應填明日期及與付款憑證相符之受款人姓名或公司行號名稱。

（五）各機關如規定受款人應於支票存根上簽名或蓋章者，從其規定。

（六）簽發支票之號碼帳號等，應於傳票上註明。

（七）簽發支票如有錯誤應即作廢，並加蓋「作廢」字樣，重新簽發，不得塗改。

四十、款項付訖後，即在傳票上加蓋付訖日期戳記及經付人員章。

四十一、匯寄附屬單位或其他機關之款項，應斟酌實際情形，分別電匯、信匯或票匯，以向金融機構匯寄為原

               則。如簽發支票，須先保付者，應經保付再辦理匯寄手續。

四十二、支付款項，須由金融機構匯寄者，應洽會計單位在傳票上註明匯往地點及受款人名稱，即日匯出，並將

              匯款憑證附入原傳票。

四十三、薪津、加班費等各項補助費須先經相關單位統一造具清冊付款案件之出納作業如次：

（一）建立資料：

１、 依據人事或相關單位之通知或依權責調查後，建立及更新出納基本資料檔案。

２、通知員工在本校委託之金融機構開立帳戶，據以輸入電腦建立資料檔，俾辦理劃撥入帳。

（二）辦理付款轉帳存款作業程序：

１、薪津、加班費等各項補助費須先經相關單位統一造具清冊送請相關單位審查核可後，由會計單位簽開「付款

       憑單」，由出納管理單位將相關轉帳媒體資料送金融機構。

２、出納管理單位於各項費用轉帳劃撥後，應通知各受款人。

四十四、不必造具清冊各項費用之付款案件，依據會計單位所開支出傳票或付款憑單，由出納管理單位之出納管

               理人員支付者為範圍，付款種類包括人事費、各項業務費、各種事務性開支等之經費，付款時，除必

               需支領現金者外，以轉帳劃撥為原則，其作業如次：

（一）出納管理人員於支付現金時，應請收款人當面清點，離去後如有短少，概由收款人自行負責。

（二）在專戶存款內支付之款項，應一律簽發抬頭支票，並依規定劃線或禁止背書轉讓。

（三）支付款項須由金融機構匯寄者，應洽請會計單位在傳票上註明匯往地點及受款人名稱，即日匯出，匯出後

          並將匯款憑證連同原傳票移送會計單位辦理結報。

四十五、員工薪津之扣繳項目：

員工薪津內扣繳之各種費款，必須依據有關會計憑證或其他合法通知，始得辦理，現行扣繳項目包括：所得稅、公保、健（眷）保費、勞保費及其他等項。 

四十六、各項費用之扣繳作業：

（一）各機關員工每月薪津內各項費用之扣繳，於其薪資全數撥入金融機構各機關劃撥帳戶後，由出納管理單位依

            據扣繳資料另行分別簽開金融機構支票，持赴下列受款機關繳納。

 1、公保費：每月十五日前持人事單位編製之繳納保險費清單，赴代收金融機構繳納。

２、健（眷）保費：每月十五日前持健保局寄送之繳款單，赴代收金融機構繳納。

３、勞保費：每月十五日前持勞保局寄送之繳款單，赴代收金融機構繳納。

４、薪資所得稅：每月十日前填製薪資所得扣繳稅款繳款書赴金融機構繳納。

５、其他﹕依其他法令規定赴指定之金融機構繳納。

（二）所得稅扣繳作業：

出納管理單位應於每月十日前，將上月依相關規定扣繳之稅款向國庫繳清，至每年應開具扣繳憑單部分，則依各

機關內部規定辦理。

四十七、零用金係因應緊急及各項零星支付而設置，各機關零用金用以支付在一定金額以內之零星購置、加班

               費、值班費，差旅費、短程車資、出席費、交通費及其他臨時交辦事項等支出之費用。另合於零用金

               支付之事項，申請人應依支出憑證證明規則及有關規定檢附相關文件送出納管理單位，出納管理單位

               於收到上述單據時，應即審核後，以零用金支付，其作業程序如次：

（一）零用金之申請：

年度開始，出納管理單位為應緊急及零星支用，應參酌實際情形在財政部國庫署（或財政主管機關）核定零用金

額度內，會會計單位簽奉校長或其授權人核准後，提取定額現金，指定專人經管，備作零星支用。

（二）零用金由出納管理單位指定出納管理人員統一保管支付，在一定金額限額內，各業務承辦單位因業務需

           要，得經其單位主管及主辦出納或其授權人核准，向保管零用金之出納管理人員借款備付零用，惟應自借

           款日起三日內檢附支出憑證向出納管理單位核銷。

（三）各機關各項零星採購、加班費、值班費，差旅費、短程車資、出席費、交通費及其他臨時交辦事項等支出

          之費用，其金額在一定金額以下者，得由零用金支付，其原始憑證（發票或收據）應由經辦人員粘貼於

         「粘貼憑證用紙」上，檢附經會相關權責單位及校長或其授權人核准之原始憑證，向管理零用金之出納管

          理人員領取。

（四）零用金支付後，管理零用金之出納管理人員應將支出憑證予以編號加蓋付訖及日期章，隨時逐筆登入零用

           金備查簿，於支付相當數額時，按類別整理歸類，填具零用金支用清單，連同支出憑證，經主辦出納或其

           授權人核章後，送會計單位審核，依規定程序撥還。

（五）會計年度終了時，額定零用金之處理，依集中支付作業程序之規定辦理。

四十八、票據、有價證券及保管品之收付，出納管理單位應根據傳票執行，如根據核准文件收入者，應即填製

             「收入款項通知單」或書面通知會計單位補製傳票，執行後，主辦出納人員及收付票據、有價證券及保

              管品之人員，應於傳票上簽章以示完成收付手續。 

四十九、出納管理單位收到各項票據、有價證券及保管品，除需於當日發還者外，應依照公庫保管品有關規定送存

                公庫或代理公庫機關保管。

五十、出納管理單位經收票據、有價證券及保管品應注意事項如下：

（一）外幣、票據、有價證券、保管品及契據等，應逐案編註收管案號，並就其性質相同者，分類登入記錄簿。

（二）金銀條塊、外幣應慎重鑑定，細心清點，分別存放。其不能一一清點或無法鑑別者，應由原經辦單位或經手人，加註簽封，以明責任。

（三）本票及國內外之支票、匯票等，除應詳細登記來源、票號、抬頭、用途、幣別、金額、出票及兌付處所等

          項外，並應注意票據之有效期限。

（四）公債、股票、庫券、儲蓄券等有價證券應按類別、戶名、品名、數量、金額、號碼，詳細登記之。

（五）公債、庫券、儲蓄券等應注意還本付息日期，辦理領取手續，並通知會計單位。

（六）應注意各項票據、有價證券及保管品之到期日或有效期限，按期通知經管業務單位，辦理展延、退回或收

           取本息後即填具「收入款項通知單」，通知會計單位編製傳票。

（七）收管機關採購及財物變賣、處分等實物擔保憑證，應依照原訂立契約書會同有關單位辦理。

（八）存庫之保管品，應分類登記於存庫保管品備查簿，並按月編造保管品報告表送會計單位以查考管制。

（九）有價證券之質權設定登記書，應加註拋棄行使抵銷權。

五十一、為應採購作業需要，出納管理單位得於代理公庫之金融機構以本校名義開設專戶，供廠商以劃撥入帳方

              式繳納押標金、保證金及保固金。

五十二、為應採購業務需要，出納管理單位得設招標專用收據，其格式及收據之管理同收納款項收據辦理。

五十三、出納管理單位應依招標須知規定，收取押標金，並開立收據，退還時，對未得標廠商，可即時退還者，

              出納管理單位應依據採購單位之通知，由廠商檢附採購單位巳簽認之文件，連同原繳納之收據或於原

              繳納押標金之收據上經採購單位簽註未得標之文字與簽章後退還。對無法即時退還者，應循一般付款程

              序辦理。對得標廠商，應依規定將押標金轉換為履約保證金，廠商持原繳納押標金之收據，換取履約保

              證金之收據。出納管理單位應即於收回之原押標金收據上註明巳轉換為履約保證金，如有應補足 （或應

              退）之差額，應於辦理補繳或退還程序後，始開立收取履約保證金收據交付廠商。

五十四、出納管理單位辦理保證金之退還時，應依據會計單位編製之傳票，始可退還，保固金亦同。

五十五、採購案有保固期間者，廠商應繳納之保固金，可直接由應退之履約保證金或該採購案之應付款項中扣

               抵，惟廠商應事先申明，俾利會計及出納作業之辦理。

五十六、出納管理單位應隨時注意押標金、保證金及保固金之有效期限，隨時通知採購單位及會計單位清理。

五十七、各機關使用之收納款項收據除法律另有規定外，應依據中央政府各機關單位預算執行規定或事務管理規

              則暨其手冊出納管理部分之規定格式，依實際耗用及安全存量考量下，由收納款項收據管理單位申請印

              製。

五十八、出納款項收據套印印信、校長、主辦會計及相關業務主管簽章時，應由會計單位、總務單位及各相關業

              務單位派員會同監印，印妥後由保管單位指派專人負責保管。

五十九、收納款項收據之領用，應由出納管理單位或使用單位填具領用單一式二聯，經主辦出納或使用單位主管

               簽核後，向保管單位領用。領用第一聯由會計單位抽存，第二聯由出納管理單位或使用單位保管存

               查，並應設置收納款項收據記錄卡，隨時記錄使用情形，備供查核。

六十、已使用之收納款項收據，第一聯交繳款人收執，第二聯報核，送會計單位列帳。第三聯存根，由出納管理

           單位或使用單位存查。

六十一、未使用或已使用擬作廢之收據，由出納管理單位或使用單位列表記錄起訖號碼，截角作廢，並妥慎保管

              備查，保管期限至少二年，屆滿二年後，陳經主管同意得予銷毀。

六十二、收納款項之收入收據，應由出納管理單位或使用單位按編號順序開立，不得跳號，並以類別分類。當日

               收入，原則上應於次日前結算，但積存金額未滿新臺幣十萬元，至遲五日解繳一次，繳款清單連同收

               據第二聯於次日上午送會計單位列帳。

六十三、其他保管、代收、代管、預收、暫收等款，均應使用收納款項收據，其使用與管理，與收納款項收據相

               同；有關收入款項，應依限存入行庫。

六十四、出納管理單位應置備下列各項簿籍（其格式詳附錄一）：

（一）現金出納備查簿，備登收納款項，必要時得分立收入、支出或收支結存各項簿籍。

（二）零用金備查簿，備登零用金支付、結報撥還。

（三）保管品記錄簿，作為保管品之明細備查簿，以記載保管品收存及發還之原始記錄。

（四）現金暫記簿，備登每日結算終了後之收支款項，次日再補行正式登帳。 

（五）傳票遞送簿，備登收支及現金轉帳傳票、付款憑單移送時間之登載。

（六）其他備查簿，視業務繁簡需要設置，如銀行往來簿、支票簽用印登記簿、送金簿等。

六十五、前點簿籍採用電腦處理者，其電腦貯存體中之紀錄視為簿籍，應妥善保管。

六十六、經辦出納管理人員，於執行出納事務時，應隨時登入有關備查簿並按日結計清楚，不得稽延，相關憑證

              應於次日前送會計單位據以入帳。

六十七、出納管理單位，除領用之額定零用金，應適時辦理結報申請撥還外，並斟酌需要，根據現金出納備查

               簿，分別編製現金日報表、旬報表及月報表，連同銀行對帳單及存款分析表，送會計單位核對，併同

               會計報告轉報。其他出納報表，得視實際需要定之。

六十八、出納管理單位為辦理收支有關事項，應備具如下書表（其格式詳附錄二）：

（一）保管品月報表。

（二）銀行存款差額解釋表。

（三）零用金支用清單。

（四）現金結存（日報）表。

（五）現金收支結存（旬）報表。

（六）收納款項收據（含紀錄卡）。

（七）委託中國國際商業銀行永和分行代存員工薪資總表。

六十九、出納管理之檢核要項如下：

（一）出納手續是否符合規定。

（二）庫存現金數目，是否與會計紀錄符合，有無私自墊借或以單據抵現情事，有無與核定額度相符。

（三）傳票送達後，辦理收付款項，是否迅速。

（四）保管之票據、有價證券、保管品等，是否與帳面相符，有無超過有效期間。

（五）各種帳簿表式，是否齊全，相關紀錄有否詳實完備。

（六）收付款項，是否隨時登帳及依規定辦理繳庫。

（七）暫收款、收據貼印花及保管時間，是否能遵照規定辦理。

（八）零用金支付之每案金額有無超過一定金額，保管是否妥善，有無隨時登記零用金備查簿，結存數與未報銷

           單據金額之總額，是否與零用金之金額相符。

（九）收納之各項收入，有無依照規定使用收納款項收據。

（十）收納款項收據之管控是否良善。

（十一）現金、票據、有價證券、保管品等之出納有無依照規定程序處理，有無隨時登記，其實際結存金額與帳

               面結存是否相符。

（十二）公庫或金融機構所送存款之對帳單有無與存款帳戶結存數核對，如有差額，出納管單位有無編製「存款

              差額解釋表」，並查明其發生原因是否正當。

（十三）出納管理人員有無任相同工作六年以上之情形，休假代理制度有無貫徹實施。

 七十、本規定經行政會議討論通過實施，修正時亦同。